Como tornar ferramentas de trabalho mais amigáveis?

Com certeza você já deve ter visto algo semelhante acontecer: a empresa investe alto em uma nova ferramenta, faz muitos planos sobre como ela pode transformar a rotina diária dos negócios, mas, no fim das contas, a adesão dos colaboradores é tão baixa ou lenta que ela acaba se tornando dinheiro jogado fora.

Se isso já aconteceu na sua empresa ou, caso esteja pensando na implantação de um novo recurso, este artigo traz métodos importantes para garantir que o investimento tenha o retorno esperado. Confira!

Dicas para melhorar adesão a ferramentas de trabalho

As ferramentas tecnológicas são fundamentais para acelerar a produtividade, garantir que nenhuma informação seja perdida e possibilitar a escalabilidade de uma empresa. Veja abaixo nossas dicas para conduzir um processo de adesão mais eficiente!

1. Antes de contratar, olhe para a equipe

O primeiro ponto é lembrar que a empresa contrata uma ferramenta para ser usada por todo o time, não apenas pelo corpo diretivo. Isso é um ponto fundamental a ser considerado. Muitas ferramentas se tornam inefetivas por detalhes simples, como não possuir uma versão em português, ter uma usabilidade muito complexa ou demandar muitos dados móveis para ser acessada pelo telefone celular.

Por isso, antes de iniciar o processo de contratação de qualquer que seja o recurso, olhe com atenção para sua equipe. Em que nível de adoção tecnológica estão? Como utilizam o smartphone para diferentes tarefas? Qual o nível de compreensão de inglês? Isso ajudará a eliminar possibilidades para chegar na opção mais adequada para a sua empresa!

2. Busque referências

Encontrar exemplos de outras empresas com operações semelhantes e que tiveram sucesso com determinada ferramenta é outra dica importante em um processo de contratação e implantação. Não há nada de errado em trocar informações e encontrar os pontos de atenção com base na experiência de outros negócios. Desta forma, você já se previne em relação aos riscos e dificuldades que podem surgir durante este processo.

3. Identifique os gargalos

Toda empresa tem seus próprios gargalos para a adoção de uma nova ferramenta. Pode ser um grupo de funcionários mais resistentes à mudança, podem ser processos mal mapeados ou até a experiência da liderança em levar adiante este processo.

Reconhecer quais são estes gargalos logo no início da contratação permite pensar também em ações específicas para evitar que eles se tornem um impeditivo para a contratação.

4. Conte com embaixadores

Da mesma forma que existem os gargalos, podem existir facilitadores para a adesão a uma nova ferramenta dentro do negócio. Que tal encontrar embaixadores em diferentes equipes para ajudar a facilitar o processo? Com o envolvimento dessas pessoas desde o início, você ganha multiplicadores para a necessidade uma rápida e eficiente adesão.

5. Apresente oficialmente a novidade

Realizou a contratação da ferramenta? Nada de manter sua adoção restrita ao departamento que irá utilizá-la ou se contentar com uma simples comunicação por e-mail. Se isso representa um passo importante para o negócio, cabe pensar em uma apresentação oficial para toda a empresa. Assim, é possível engajar ainda mais o time em sua adesão, comunicando um senso de mudança mais positivo.

6. Tenha metas e resultados

Por fim, estabeleça metas e resultados a serem monitorados. Por exemplo, se contratou a ferramenta de comunicação corporativa do imMail, boas métricas a serem seguidas são: número de funcionários utilizando o aplicativo, aumento da produtividade da equipe, agilidade nas tomadas de decisões e integração entre diferentes áreas. Para cada ferramenta, você pode pensar em resultados diretos e indiretos que devam ser controlados e até comemorados no dia a dia da organização.

Não torne a adoção de novas ferramentas um bicho de sete cabeças

Toda mudança gera desconforto, por isso, muitos gestores temem o momento em que precisarão implantar uma nova ferramenta ou fazer qualquer alteração de processo dentro da área ou da empresa como um todo. Cabe lembrar, entretanto, que é preciso evoluir para manter-se competitivo no mercado e que, quando bem conduzidos, os processos de mudança também trazem maior motivação e engajamento da equipe!

Quer entender como imMail pode evoluir a comunicação da sua empresa? Conheça nossa solução!

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