Dicas para organizar a comunicação da empresa com imMail

A troca de informações entre colaboradores de um empresa é fundamental para que as operações aconteçam com maior eficiência e também para que os produtos e serviços possam ser entregues ao cliente final de forma adequada. Entretanto, bem sabemos, que consolidar a comunicação corporativa pode ser um desafio significativo.

Adesão dos funcionários aos canais oficiais de comunicação, interação entre diferentes equipes, segurança para envio de arquivos e troca de dados… Essas são algumas das preocupações de gestores e empreendedores acerca deste assunto. Justamente para solucionar estes desafios, o aplicativo de mensagens corporativas imMail foi desenvolvido.

Com interface bastante simples e podendo ser acessada via smartphone ou desktop, esta plataforma de comunicação permite oficializar a comunicação que muitas vezes acontece em canais informais ou, até mesmo, deixa de acontecer.

Neste artigo, vamos explicar melhor como o imMail pode ser utilizado pelo seu negócio para organizar a comunicação entre os colaboradores, ajudando a alcançar melhores resultados. Confira!

Como usar o imMail na comunicação corporativa?

Conheça abaixo como as funcionalidades do aplicativo imMail podem ser utilizadas no dia a dia de uma empresa, independentemente do número de colaboradores!

1.Tenha todos os colaboradores cadastrados

Em primeiro lugar, como toda ferramenta de comunicação oficial da empresa, todos os colaboradores devem estar registrados na plataforma e com acesso ao aplicativo. Este processo pode fazer parte da etapa de integração de novos funcionários, assim como acontece com a criação do e-mail e do acesso aos documentos necessários para executar sua função. Assim, a ferramenta já passa a ser vista como parte do dia a dia do trabalho, desde o primeiro contato com a empresa.

Para os colaboradores que já fazem parte do time, apresentar o aplicativo em alguma reunião oficial ou iniciar a utilização por meio de um piloto com alguma área também são recomendações para facilitar a adesão.

O aplicativo imMail é de uso exclusivamente corporativo, portanto o departamento de Recursos Humanos pode incluir e excluir usuários conforme a necessidade, sempre que houver uma atualização no quadro de funcionários.

2.Crie grupos para cada equipe

Com os usuários registrados, os administradores podem iniciar a criação de grupos e definir quem faz parte de cada um deles – assim como acontece com outros aplicativos de comunicação, tal qual o WhatsApp. É essencial que cada área ou departamento, por exemplo, possua seu próprio canal específico, onde os membros do time podem trocar informações sobre suas atividades, projetos e metas.

Estes grupos setoriais podem substituir reuniões de atualização e facilitar o envio de comunicados, como alguma mudança que precise ser rapidamente implementada ou algum problema que deva ser rapidamente resolvido.

3. Separe as comunicações formais das informais

Como em qualquer espaço no qual as pessoas se comunicam, é comum que comece a haver um fluxo de interações informais, não relacionadas ao trabalho, mas, ainda assim, importantes para a integração do grupo. Por isso, vale a pena criar um canal com os membros da equipe para este fim, separando as comunicações importantes daquelas associadas ao lazer.

Inclusive, é recomendado ter grupos com todos os funcionários da empresa com estas duas finalidades: informações oficiais e comunicação informal. Com o tempo, isso ajuda, também, que pessoas de diferentes áreas comecem a interagir entre si e passem a sentir-se como colegas.

4. Promova a interdisciplinariedade

Já que falamos em interação entre pessoas de diferentes áreas da empresa, com imMail você pode começar a também promover projetos interdisciplinares, mesmo que sejam apenas trocas de ideias. Por exemplo, se o seu negócio tem o desafio de conquistar novos clientes de forma criativa, por que não convidar um membro de cada área para fazer parte de um grupo de brainstorm sobre este assunto? Sempre que houver uma nova ideia, a discussão é conduzida dentro do grupo, com o olhar de diferentes departamentos.

O mesmo vale para diferentes desafios da empresa, que podem ser debatidos a partir de uma primeira reunião formal e presencial e ter sua sequência por meio do app do imMail, com toda discussão ficando disponível para análise no futuro.

5. Sugira boas práticas, mas não restrinja

Por fim, vale lembrar que a comunicação deve ser incentivada e guiada, mas nunca coibida dentro de um negócio que deseja crescer em seu máximo potencial. Ao implementar o aplicativo do imMail como ferramenta de colaboração e de troca de informações, crie grupos, sugira boas práticas, desenvolva uma política de compliance, mas tente incentivar que a utilização evolua de forma natural, com os próprios colaboradores se sentindo capazes de guiar discussões e de sugerir novos tópicos a serem abordados.

Descubra como otimizar e proteger a troca de informações dos colaboradores!

A comunicação entre funcionários, com os mais diversos propósitos, já existe, mesmo que você não tenha controle sobre isso. Com imMail, é possível oficializar toda essa troca de informações em uma ferramenta que, acima de tudo, garante a proteção da empresa e facilita a colaboração em toda o ambiente corporativo.

Facilmente, cada funcionário pode encontrar outro membro da equipe, enviar uma mensagem por celular e solucionar alguma demanda, evitando e-mails desnecessários ou, até mesmo, que o assunto deixe de ser abordado. Além disso, a colaboração se torna mais natural entre todos, tornando o negócio mais inovador e competitivo!

Sua empresa precisa melhorar o fluxo de comunicação entre funcionários e promover maior colaboração? Conheça nossos planos e saiba como imMail pode revolucionar a comunicação corporativa!

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