Reuniões mais produtivas: dicas para otimizar o tempo da equipe

Elas assumiram o posto de vilãs da eficiência dentro das empresas: as reuniões! Não que tenham se tornado menos necessárias para fazer brainstorms, tomar decisões importantes ou colocar todos os colaboradores na mesma página sobre um projeto. O fato é que, nos últimos tempos, parece ter surgido uma cultura onde elas ganharam mais espaço do que o tempo para produzir propriamente dito.

Se você concorda com isso e está buscando caminhos para ter reuniões mais produtivas com a sua equipe, neste artigo vamos compartilhar algumas maneiras de torná-las mais efetivas!

5 dicas para reuniões mais  produtivas

Reuniões são muito importantes como ferramenta de gestão de equipe ou para a tomada de decisão dentro dos negócios. Quando conduzidas da maneira mais eficiente, elas podem trazer benefícios como incentivo à inovação e criatividade e bem-estar dos colaboradores. Por esta razão, o segredo não é eliminá-las, mas sim encontrar um novo modelo para liderá-las!

1. Defina uma pauta para a reunião

Para uma reunião mais produtiva, comece estabelecendo as pautas com antecedência. E isso vai além do assunto em si. Por exemplo, se você precisa reunir o time para falar sobre a nova estratégia de vendas, quebre este tema em tópicos e inclua isso no convite para o encontro.

Desta forma, você permite que toda a equipe se prepare com antecedência e saiba o que exatamente será discutido naquela reunião específica. Você pode, inclusive, dizer o que não está na pauta desta reunião e deve ser desenvolvido mais tarde, em outro encontro ou via canais de comunicação mais ágeis.

2. Tenha um responsável por mediar a discussão

Toda reunião precisa também de um responsável por mediar a discussão. Esta pessoa tem duas funções muito claras e importantes. A primeira delas é garantir que os participantes não fujam da pauta. Se aparecer um novo tema a ser abordado, normalmente o melhor é deixá-lo para um segundo encontro.

A outra função muito importante do mediador é assegurar que a reunião dure o tempo pré-estabelecido para ela, do início ao fim. Basta pensar, quantas reuniões começam com 15 minutos de atraso? Ou duram uma hora a mais do que deveriam? Isso significa tempo da equipe que pode estar sendo desperdiçado.

3. Crie uma ata

De certa forma, perdeu-se a tradição de registrar uma ata das reuniões. Mas elas têm um papel fundamental para evitar novas reuniões, simplesmente porque pontos foram deixados de lado e decisões foram esquecidas.

Algum participante da reunião pode ficar responsável por anotar ou até gravar a conversa, disponibilizando o conteúdo depois com todos os interessados – mesmo aqueles que não estavam presentes. Ah, é claro, esta medida pode também ajudar a reduzir o número de ouvintes de uma reunião. Afinal, eles podem ler depois o que foi discutido.

4. Estabeleça responsabilidades e próximos passos

Uma reunião mais produtiva também termina com próximos passos claros e responsáveis por eles. Pelo menos os 5 minutos finais da conversa devem ser dedicados para esta tomada de decisão, garantindo que haja uma ação clara após a reunião, que deve ser mensurada e acompanhada.

5. Faça o pós-reunião

A reunião não acaba dentro daquele horário pré-estabelecido, onde todos estão presencialmente no mesmo local. Ter um pós-reunião pode, muitas vezes, agilizar a resolução dos problemas ou acelerar a implantação dos projetos. Para isso, é essencial ter o canal de comunicação correto. Grupos em aplicativos de mensagens instantâneas, por exemplo, permitem que o status daquele tema possa ser atualizado facilmente, recebendo comentários de todos os envolvidos, sem burocracia.

Sua reunião poderia ter sido resolvida em um telefonema? Ou uma mensagem?

Agora, depois dessas dicas, vale uma recomendação. Muitas das reuniões classificadas como pouco produtivas, sequer precisariam ter existido. Pense bem, das reuniões que fez na última semana, quantas poderiam ter sido um telefonema? Ou uma troca de mensagens? Provavelmente, pelo menos uma delas!

Por isso, cabe lembrar que oferecer os canais de comunicação eficazes para a sua equipe facilita a troca de ideias e a interação para diferentes fins, de forma orgânica e ágil. Então, antes de focar em mudar totalmente a política de reuniões, repense a forma como sua empresa se comunica como um todo!

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